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联邦总务署e-Buy系统流程抢先看

作者:  责任编辑:蒋莉蓉 发布于:2006-08-21 16:56:38 来源:

  为适应新形势,贯彻落实国家加快发展信息化的政策,我国各级财政部门和集中采购机构纷纷提出要加快政府采购信息化,建设政府采购电子化平台。那么该如何建设、使用和管理政府采购电子化平台呢?为此,中央国家机关政府采购中心有关人员走访了美国联邦总务署,希望了解和研究它的成功经验。

  美国联邦政府大量采用了类似我国协议供货和定点采购的采购模式,称为合同采购。合同采购项目占总采购项目的80%以上,采购业务规模比较大。为规范采购行为,提高采购效率,不久前美国联邦政府总务署开发了政府采购电子化平台(e-Buy),联邦政府所有的合同采购都通过该系统执行。该成果被称为“联邦政府最崭新、最令人激动的电子商务改革和创新”,其运行机制和流程都值得国内同行借鉴。

  目前,美国联邦政府合同采购项目涉及1200万个品目种类,占采购总项目的80%以上。联邦政府分布于全国各地达20万个以上,合同供应商则多至百万。如此庞大的采购规模和范围,如果采用传统手工方式进行运作和实现统一管理,其效率和工作量可想而知。联邦总务署极为重视信息技术在政府采购中的应用,其合同采购项目全部通过2005年开发的电子化采购平台(e-Buy)进行,该平台也可称为电子化网上询价系统(Electronic Request For Quote  System),即通过网上公开询价、报价等流程实现政府采购交易的信息系统。这种政府采购电子化方式仅面向联邦政府和联邦政府合同供应商,具有规范、透明、方便、高效等特点。

  根据主体,政府采购电子化系统主要分为两大流程,联邦政府采购人流程和联邦政府供应商的操作流程。现分别介绍如下:
 
采购人操作流程 
 
  流程特点

  具体包括:公开、透明、灵活的询价过程;统一、严格的注册认证机制;个性化主页,非常方便易用;用户在注册供应商范围内自主选择,更加规范和高效率;供应商库丰富齐全、商品行情实时。

  流程举例

  注册登陆 如果采购人要对“复印服务(Copy Services)”进行网上采购,要经过以下步骤:首先要使用已在网站上注册的用户名和密码登录,如果没有用户名和密码,采购人可在联邦总务署的网站上立刻注册。采购人成功登录后,系统显示简洁实用的个性化页面。此时,页面左边是提示栏,提示采购人现在有效的询价。页面右边是搜索页面,采购人在空白栏中输入自己需求的描述单词,便可查询有关的供应商。

  显示供应商表 当采购人输入“复印服务(Copy Services)”单词后,系统会出现一个分类列表,品目分类非常细。例如,复印服务的相关品目显示分4大类:51 100C是成本价复印服务(包括模拟、数字、多功能、工程图纸等);51 100F 是每月统一费用(包月)的复印服务;51 208 是修理服务;51 503 是复印有关培训和训练服务。采购人做进一步选择后,系统将出现该分类下所有供应商的明细列表。该表的内容包括供应商名称、地址、分类、服务文本和相关网址等。采购人还可在此界面中按企业规模选择供应商,也可根据社会经济条件进行复合条件选择。

  当采购人点击供应商名称后,系统将提示该供应商的详细情况,包括详细地址、联系电话、电子邮件等。由于部分供应商已提供了服务文本,当采购人点击服务文本后,可以查看供应商提供服务的劳动效率、具体项目、具体条款等。同时,因为供应商网址信息是附加信息,采购人可点击该网址访问供应商的网站。例如:采购人复选5个供应商后,就可以点提交进入下一步的询价(RFQ)程序了。系统不要求采购人必须选择几家以上的注册供应商再次进行比较,可以自行选择1家或多家。
 
  当然,采购人可以向所有已显示的供应商发出询价(可能上万家)。这样可以促使充分竞争。但是,参加的供应商过多可能引起效率低、手续繁琐等问题,同时由于联邦政府注册供应商经过严格的审核管理,信誉度较高,价格竞争充分,所以联邦总务署建议采购人只需选择有限的几家供应商发出询价即可保证价格、质量和服务,无须联系所有供应商。
 
  填写需求信息 假设采购人已经复选了5个供应商,那么网站界面内将提示供应商的数量为5家。此时,点击“增加名单”按键,采购人可以继续从注册供应商目录中增加供应商名单。采购人也可以点击“只是查询”选项,此时,系统将只为采购人提供查询结果,而不会执行发送邮件等询价业务操作。

  采购人可在“询价标题”中输入有关具体询价的标题,通过明确的邮件标题,以提示供应商查阅邮件;亦可在“交货条款”中选择或输入有关具体服务条款,如:可选择“询价完成,供应商接受订单几天后交货(特指货物)”,“供应商接受订单日至服务完成期间(特指服务,如果采购人没有指明确切时间,系统默认此选项)”,“采购人指定的某一个时间段(一般是采购人知道该服务可持续的时间段)”。
 
  如果货物或服务有附加品,采购人须填写附加品的名称、制造商、数量、单位、邮购地址等信息。考虑到地址变化等因素,采购人还可增加和改变该附加品的邮购地址。除此之外,采购人还要填写附加品的服务描述,如果附加品的服务条款内容复杂,可以上传不超过5M大小的文档作为附件。

  在这一环节,采购人的地址和联系方式在此界面中将显示,以便供应商询问。采购人的内容提取了采购人注册在联邦总务署系统中的准确信息,若想修改或补充更详细的信息,采购人可以在此修改。
 
  完成以上所有内容后,采购人方可进行下一步询价操作。

  准备提交询价 采购人在此必须指定一个询价结束的时间(系统要求至少2天,默认值是5天),应该给供应商足够的报价准备时间。采购人要指定询价结束的确切时间,甚至精确到某点某分某秒,系统以美国东部时间为准。

  当全部询价需求填写完毕,采购人确认无误后,就可以准备发送信息了。采购人点提交,可进入下一步询价概述查看。如果采购人不准备马上发送,可以将此询价单存入草稿箱中,下次再发送。系统草稿件中的询价如果过期或已发送,就会不再保存。

  询价概述查看 本文例子中系统将给采购人已指定的5个供应商发送电子邮件后,开始倒计时。另外,系统还将此询价信息发给同一供应商目录下所有的供应商供查阅和参考。如果采购人权限不够,该询价还可以转发给上级领导者或同事,由他们最后决定是否采购。在询价截止前的任何时候,采购人可取消询价和修改询价。已提供报价的供应商都能收到取消询价和修改询价的电子邮件通知。

  询价到期关闭 供应商提供的价格有效截止日期一般比较长,默认为“一年”(也可修改),远远超出本次询价截止时间,体现了商品信息的相对稳定性。该报价将进入联邦总务署商品信息库,供政府机关采购人查询实时价格行情。采购人可以在询价关闭前查看已收到的报价,但不能做出成交的回应,因为有可能其他供应商还没有来得及报价。所以必须要等到询价关闭后,采购人才可以做出成交的回应。采购人应该浏览所有的报价,以确定可成交的报价。采购人查看供应商报价信息时,可以方便地看到供应商的报价、运费、折扣、有效期等信息,还可以查阅有关附件。供应商报价必须是包括附件金额和运费金额的总计数。

  询价确认 采购人点“提交回应”后,系统将确认询价成交,但并不会要求采购人必须在网上在线通过国库支付系统进行交易付款。采购人可以生成一个购买单,自己选择以网上在线付款或传统方式在线下付款。这种非固定的支付方式非常方便,体现了采购过程的人性化,满足了不同地区、不同部门财务情况的多样性。
 
  附加信息 采购人在附加信息中,可以要求系统给未成交的供应发送未成交信息的邮件,以期让未成交的供应商获得有关信息。

  重新询价 系统主界面“我的询价”中显示供应商询价成交或未成交信息。如果采购人最后仍然没有找到符合需求的供应商报价,采购人可以点击“重新询价”,从第一步开始重复询价,但上次询价的原有录入信息将被保留。

  转发询价 转发询价功能是针对采购当事人没有权限决定询价结果而开发的。采购人在此要填写接收者(一般是上级)的电子邮件。出于安全考虑,采购人必须在此输入密码才能转发给接收者。该接收者将有浏览和修改本次询价的权限(接收者在邮件中收到了密码)。上级可根据密码登录系统,决定此次询价的选择结果。

  查询历史记录 采购人可以查看询价历史记录。该系统中,采购人可查询的历史记录将保存7年。 



流程图

 
供应商操作流程

  操作特点

  该系统同样较好地体现了公平、透明、方便、人性化等优势。

  使用说明

  注册登陆 供应商在网站上注册的同时,必须在网上登记自己的产品情况。由于美国总务署采购中心采用了合同官管理制度,对供应商的管理非常专业和严格。供应商在网上提交的信息也相当准确和及时。总务署审核通过后,将准许给供应商以注册用户编号和密码登录系统。



流程图

  信息选择 供应商注册成功后,可根据意愿决定是否参与报价。供应商登录系统,系统将显示供应商的个性化的页面。界面的左边是关于有效询价的快捷查询信息,在界面的右边点击按键“显示询价机会”,可进行相关的查询,系统将显示有关询价的情况,打勾的表示供应商已做了报价,或已表示不报价。

  准备报价 供应商点击某未报价的询价编号,即可查看询价的详情。供应商可以点击“不报价”按键,同时选择不报价的原因,不报价的原因主要包括:准备时间不足、不提供该项产品或服务、询价需求不清楚、没有原因和其他原因(可填写)。供应商必须仔细阅读该询价,同时选择报价的有效期,最短的有效期不短于询价关闭后7天,一般是报价1年有效。询价单中有可能会有附加商品的询价。该信息立刻纳入总务署商品信息库,以便于其他采购人进行实时、动态查询。

  有关运费等情况必须填写,供应商还可填写折扣条件,如果内容较多,可上传小于5M的说明文档;并在右下角填写总报价。供应商填写完毕后,方可进入下一步“重审报价”。

  重审报价 为谨慎起见,供应商在报价前应重审自己的报价。供应商重审确认后可立刻提交,也可将报价存入草稿箱中,暂不提交。提交后,供应商需等待采购人回应。

  待回应 在询价关闭前,供应商不能马上确认采购人对报价的回应。如果在询价关闭15天后,供应商仍然没有收到电子邮件可直接与采购人联系,询问有关情况。

  查询报价 供应商可随时点击“我的有效报价”查看已报价的信息,了解是否采购人已有回应。在询价关闭之前,供应商可随时修改自己的报价。用户同意的报价,系统将提示“已成交”,如果用户没有提供确切的信息,系统将提示“等待回应”。在系统截止后,供应商可对“已成交”的交易确认,并与采购人联系送货和支付事宜。
 
  有关设置 在此界面中,供应商可以设定拒绝接受某位采购人的询价。
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